Politique relative au remboursement des coûts et des frais de voyage temporaire pour les employés

Politique relative au remboursement des coûts et des frais de voyage temporaire pour les employés

Objet
Ce document explique la politique de Kelly Services, Inc. et ses filiales (“Kelly” ou “Compagnie”) concernant le remboursement des coûts pour les frais de transport, les dépenses et les frais de divertissement. Cette politique établit les procédures standards en matière de rapport de dépenses qui sont cohérentes avec les pratiques et les lignes directrices de l'entreprise.

Politique

  • Les employés et les approbateurs de dépenses sont tenus de répondre aux exigences de cette politique. Leurs activités sont assujetties à une révision de la direction afin de voir si elles sont conformes à cette politique incluant : l'examen et la révision des documents relatifs aux dépenses et la conformité avec les politiques de dépenses et les procédures et les directives opérationnelles.
  • Les voyageurs doivent déclarer les dépenses encourues de façon précise dans le 60 jours et fournir toute la documentation nécessaire (ex. : Itinéraire de l'agence, reçus d'hôtel). Toutes les dépenses doivent être déclarées quotidiennement incluant les factures directement chargées.  
  • Kelly remboursera les dépenses approuvées par le client mais uniquement les dépenses identifiées dans le document présent seront traitées comme non-imposables. Toute entente avec un client concernant le remboursement de frais doit être transmise à la direction de la paie afin de déterminer si la dépense est remboursable. Seules les dépenses qui sont facturables au client seront considérées.
  • Au Canada, aux États-Unis et à Porto-Rico, le transport (par avion, voiture et hôtelier) peut être réservé par Kelly par notre agence de voyage déterminée ou par le client par leur agence. Les employés ne peuvent pas réserver le transport par eux-mêmes.

Politique fiscale et application des politiques

  • Cette politique est conforme aux réglementations fiscales locales. Plusieurs pays suivent des règles et procédures complexes qui déterminent quelles dépenses d'affaires sont déductibles aux fins de l'impôt sur le revenu et leur déclaration. Le non-respect de ces règles par Kelly peut donner lieu à des actions par l'IRS et les organismes de perception d'autres pays afin d'interdire la déduction pour notre Compagnie ou le client. Dans plusieurs pays, le gouvernement peut imposer des impôts additionnels aux employés recevant un remboursement. Il est vital que tous les voyageurs Kelly adhèrent à cette politique. L'IRS et/ou les autres pays considèrent que le voyage entre le domicile fiscal d'un employé (où vous résidez) et le lieu de travail temporaire est non-imposable. Dans l'éventualité où un employé voyage vers une destination autre que leur domicile fiscal, le voyage sera considéré comme un revenu imposable pour l'employé.
  • Les voyageurs ne seront pas remboursés pour des dépenses ou des impôts additionnels imposés si le voyageur ne documente pas adéquatement ses dépenses.

Voyage aérien

  • Tous les organisateurs de voyages/ou les voyageurs doivent réserver le transport le plus logique et le moins coûteux.
    • Les vols en correspondance doivent être utilisés lorsque l'économie du voyage aérien est de 300$ ou plus et que l'heure de départ est dans les 2 heures du vol requis pourvu que les fins d'affaires du voyage ne sont pas compromises.
    • La classe économique doit être réservée pour tous les vols avec une durée de moins de 12 heures (aller simple) dans les airs. Les vols première classe ne sont pas autorisés. 
  • Quand la tarification et l'horaire sont comparables et que l'objet du voyage n'est pas compromis, les transporteurs aériens préférentiels de Kelly doivent être utilisés avant tout autre transporteur aérien, à moins que l'économie soit de 150$ pour un vol à l'intérieur du pays ou 400$ pour un vol international. Les transporteurs aériens ne doivent pas être sélectionnés en fonction du statut personnel de voyageur régulier.
  • Les surclassements et les frais d'attribution de siège ne sont pas remboursables sauf les frais « économie confort ou classe économique plus » sur les vols internationaux qui sont réservés en ligne par les voyageurs après que le billet soit accordé.

Transport au sol

  • Le kilométrage du véhicule personnel sera remboursé quand le coût est inférieur au prix d'un transport aérien.
  • Pour être remboursé pour l'utilisation d'un véhicule personnel pour affaires, les voyageurs doivent documenter l'information suivante sur leur déclaration de dépenses : l'objet du voyage, la date, l'endroit et le nombre de kilomètres.
  • Les employés doivent déduire leur kilométrage habituel entre le domicile et le travail s'ils voyagent directement ou vers leur résidence s'il s'agit d'un jour de travail prévu à leur horaire.
    Toute forme de transport public, de péage ou de stationnement encourus sont remboursables.
  • Tous les voyageurs doivent acheter/réserver le siège de classe économique ou de seconde classe le moins coûteux. Le transport ferroviaire de plus de deux heures doit être réservé dans la classe affaires la moins coûteuse au Canada, en Europe ou en Asie. Les voyageurs basés aux États-Unis ou à Porto Rico doivent réserver/acheter leurs billets par l'entremise d'une agence de voyage désignée.

Véhicules de location

  • Les véhicules de location sont remboursables et doivent être réservés chez un détaillant préféré par Kelly.
    • Les véhicules doivent être inspectés pour des dégâts avant de quitter le stationnement de la compagnie de location de voiture.
    • Refusez l'option d'achat d'essence. Remplissez toujours le véhicule d'essence avant de le retourner chez le détaillant de location.
    • Quand la location est organisée avec le programme de voyage de Kelly, l'assurance pour un véhicule de location et dommages physiques peuvent être annulés.
    • Quand la location est organisée par le client, l'employé devrait accepter l'assurance pour un véhicule de location et dommages physiques ainsi que le coût renvoyé au client comme dépenses de voyage générales. 
  • Les véhicules compacts ou intermédiaires doivent être loués sauf si trois personnes ou plus voyagent ensemble.
    • Si les conditions météorologiques l'exigent, un véhicule à quatre roues motrices peut être loué. 
  • Tout conducteur sous l'influence de produits toxiques, de drogues ou toute autre substance connue pour compromettre la conduite ne doit pas opérer de véhicule. Conduire dans cet état ou opérer le véhicule de n'importe quelle façon illégale annulera la couverture d'assurance de l'agence de location.
  • Les voyageurs seront remboursés pour un usage affaires de leur véhicule personnel au taux permis par les autorités du revenu. Kelly annoncera à chaque janvier le taux par kilomètre conduit établi par le gouvernement et enverra des mises à jour advenant tout changement de ce taux au cours de l'année par le gouvernement.

Hébergement

  • Les voyageurs Kelly sont autorisés à réserver des chambres standards et doivent utiliser des hôtels préférés par Kelly, lorsque possible.
  • Les voyageurs ont droit à un remboursement raisonnable pour les dépenses de lavage de vêtements ou de nettoyage à sec pour les voyages d'une durée supérieure à cinq nuits consécutives.
  • Les lignes directrices fiscales exigent qu'un détail de chaque reçu/folio soit rattaché à un rapport de remboursement.
  • Les voyageurs peuvent payer la différence de coût de leur poche pour l'amélioration d'une chambre.

Frais de repas lors du voyage

  • Kelly remboursera les voyageurs pour les repas encourus pendant le voyage d'affaires (à l'extérieur du domicile), ou pour tout événement approuvé de divertissement. Certains hôtels peuvent inclure un déjeuner ou autres repas. Les voyageurs ne peuvent pas réclamer de remboursement pour frais de repas lorsque la Compagnie a une entente de repas, habituellement le déjeuner, ou lorsque les repas sont inclus dans le prix de la chambre.
  • Tous les repas doivent être payés par la carte de crédit personnelle de l'employé (incluant le service aux chambres).
  • Un reçu détaillé est requis lorsque le coût dépasse 50$ (USD) et doit être envoyé avec le rapport de dépenses pour tous les repas.
  • Chaque repas doit être enregistré séparément sur le rapport de dépenses.

Repas d'affaires

Frais pour repas d'affaires  
Les repas d'affaires sont définis comme tout repas lors d'une réunion, d'entretien d'embauche ou avec objet la discussion sur Kelly et/ou les affaires des clients. Les repas d'affaires ne doivent pas avoir lieu fréquemment et seulement lorsque l'horaire ne permet pas le travail durant les heures normales de travail.

  • Les repas de divertissement d'affaires seront remboursés seulement s'ils sont raisonnables et appropriés.

Les pratiques d'affaires peuvent dicter le besoin de divertir des contacts d'affaires hors des bureaux de l'entreprise. Ce divertissement doit être nécessaire pour faire des affaires. En tant que représentants de Kelly, les voyageurs sont tenus de se comporter conformément avec notre Code de déontologie et conduite professionnelle et les pratiques d'affaires appropriées, incluant la consommation d'alcool lors de repas d'affaires.

Toute réclamation de dépense de divertissement doit être accompagnée par une explication du but d'affaires de la dépense et la relation d'affaires avec la ou les personnes diverties, incluant leurs noms et leurs noms de compagnies. Kelly a besoin de documentation pour appuyer toute forme de frais de divertissement.

Assurez-vous que les reçus de plus de 50$ (USD) sont fournis avec les informations suivantes : (ceci est sujet à changement selon les modifications du pays local.)

  • Identifier l'établissement, la date, les personnes présentes ainsi que le nom de leurs compagnies.
  • Inclure tous les autres employés Kelly qui étaient présents.
  • Identifier la nature du sujet d'affaires discuté.
  • Inclure les reçus détaillés pour chaque dépense.

Repas d'affaires avec d'autres employés  
Les employés seront remboursés pour les repas d'affaires avec d'autres employés seulement dans les circonstances suivantes :

  • Lorsqu'un client est présent.
  • Lors d'un repas avec un autre employé de la Compagnie hors secteur. De préférence, chaque employé doit payer pour son propre repas.

Autres dépenses remboursables
Des reçus détaillés sont requis pour toute dépense excédant 50$ (USD). Une dépense n'ayant pas le reçu requis est sujette à un refus de remboursement. Si vous êtes incapable de retrouver un reçu perdu, le remboursement ne dépassera pas 50$.

  • Le stationnement et les péages dans les aéroports.
  • Le téléphone et l'utilisation Internet lors d'un voyage d'affaires.
  • Téléphone cellulaire personnel : 0.09$ par minute pour des appels aux États-Unis lorsqu'un rapport détaillé est fourni (Page couverture et les pages détaillées pour la dépense réclamée) et le taux facturé pour les appels internationaux.  Veuillez noter qu'il y a une limite de 100$ par mois pour le remboursement de frais de téléphone cellulaire.
  • Pourboires et primes (remboursable jusqu'à un maximum de 20%)
  • Frais de bagages
  • Passeport et visa utilisé pour un voyage d'affaires
  • Conversion monétaire
  • Vaccination requise pour voyage d'affaires

Dépenses de voyage non remboursables
Cette politique inclut une liste de dépenses non remboursables sans être exhaustive. Voici quelques exemples de dépenses non remboursables sauf si elles sont approuvées par un approbateur approprié :

Note : Certaines dépenses peuvent être remboursables, par contre, seront sujettes à une fiscalité fondée sur les exigences de l’IRS ou d’autres pays.

  • Frais de voyage à titre personnel, du conjoint ou de l’être cher. Les conjoints ne sont pas autorisés à voyager aux frais de Kelly. Les voyageurs ne peuvent pas échanger leur billet réservé par la Compagnie afin d’obtenir des billets additionnels pour un conjoint ou un compagnon.
  • Les voyages personnels/vacances peuvent être combinés aux voyages d’affaires à la discrétion du client. Toute extension au voyage d’affaires ne doit pas occasionner de frais additionnels pour Kelly. Le voyageur est responsable de tout remboursement d’une extension pour voyage personnel. L’itinéraire doit être documenté avec le coût détaillé pour la portion voyage d’affaires et la portion pour voyage personnel. Kelly paiera jusqu’au coût du voyage d’affaires selon les dates habituelles d’affaires. La Compagnie ne permet pas l’application d’économies négociées pour l’entreprise sur le voyage d’un conjoint.
  • Primes d’assurances de vol additionnelles
  • Coûts d’adhésion ou autres frais associés aux programmes de vol, auto, hôtel ou de carte de crédit
  • Location de véhicule plus grand que les modèles intermédiaires, sauf si nécessaire pour le transport d’un groupe
  • Assurance auto lors d’un voyage aux États-Unis
  • Contraventions de conduite ou de stationnement, frais de Cour ou tout autre frais découlant d’un acte négligeant, illégal ou illicite
  • Films et vidéos à la demande
  • Rendez-vous spa/massage
  • Tout matériel ou service de lecture personnelle (ex. : livres, journaux)
  • Toute autre dépense encourue hors secteur comme, mais sans se limiter, aux frais de barbier, l’achat de billets de théâtre, etc.
  • Matériel ou logiciel informatique
  • Produits de tabac
  • Service d’Internet résidentiel incluant par modem analogique, modem câble, lignes RNIS, lignes DSL
  • Frais de centre de conditionnement physique
  • Lavage d’auto

Questions/Contacts
Pour toute question concernant cette politique de voyage, SVP contacter votre représentant Kelly.