Voyages d’affaires

Au cours de votre affectation, il est possible que l’on vous demande de voyager pour le client. Plusieurs raisons peuvent justifier ce besoin (p.ex., participer à une réunion ou une conférence), et ces voyages peuvent être intérieurs ou internationaux. Si l’on vous demande de voyager, contactez votre succursale locale sans tarder puisque le client pourrait devoir remplir des ententes additionnelles. 

Préparatifs de voyages
Une fois informée de la demande de déplacement, votre succursale Kelly contactera le client afin de déterminer qui sera responsable des préparatifs de voyage. Les préparatifs seront pris en charge soit par le client soit par la succursale, et comprendront (selon le cas) les réservations de vols, d’hôtel et de location de voiture.

Vols – Veuillez noter qu’une carte d’identité avec photo est requise pour les vols intérieurs et un passeport valide pour les vols internationaux.

Hôtel – En règle générale, les frais d’hôtel sont facturés directement sur votre carte de crédit et vous sont remboursés lorsque vous soumettez votre rapport de dépenses. Si vous ne possédez pas de carte de crédit, communiquez avec votre succursale pour obtenir les directives à suivre.

Location de voiture – En signant l’entente de location de voiture, vous devenez responsable du véhicule et pourriez devoir payer pour des dommages n’étant pas couverts dans le contrat négocié par Kelly (p.ex., dommages découlant de conduite avec facultés affaiblies ou autre activité criminelle).

  • Vous devez avoir au moins 21 ans pour conduire une voiture de location. Vous devez en outre fournir à votre représentant Kelly une copie de votre permis de conduire valide ainsi qu’une preuve d’assurance automobile.
  • Ne permettez pas à d’autres personnes de conduire le véhicule, à moins qu’elles ne figurent comme conducteur additionnel à l’entente de location.
  • Faites le plein avant de retourner la voiture afin d’éviter des frais d’essence exorbitants.
  • Pour les locations internationales, souscrivez à l’assurance de location additionnelle.

Itinéraire – Dès que vos préparatifs de voyage seront complétés, vous recevrez un itinéraire. Une copie de votre itinéraire doit être remise à votre succursale si le voyage a été planifié par le client. Si vos plans changent, veuillez communiquer avec votre succursale locale pour l’informer des changements précis ayant été apportés aux dates, aux vols, à l’hébergement, etc.

Remboursement – Avant votre voyage, votre succursale vous fournira les directives relatives au remboursement des dépenses. Comme vous devrez remplir un rapport de dépenses à la fin de votre voyage, il est crucial que vous conserviez tous vos reçus, y compris vos cartes d’embarquement pour vos déplacements en avion, s’il y a lieu.

Urgences médicales et accidents – Si une urgence médicale ou un accident survient au cours de votre voyage, obtenez les soins médicaux appropriés. Dès que possible par la suite, communiquez avec votre succursale locale pour signaler l’urgence ou l’accident. Votre succursale vous donnera des directives additionnelles, au besoin.

Déplacements intérieurs – En cas d’urgence médicale ou d’accident, obtenez les soins médicaux appropriés, puis communiquez avec votre succursale dès que vous le pouvez.

Déplacements internationaux - Kelly fournit à tous les employés qui se déplacent pour affaires un service d’assistance en matière de soins médicaux, de voyage et de sécurité géré et administré par International SOS. International SOS est la plus importante entreprise d’assistance en matière de soins médicaux et de sécurité au monde avec plus de 3 500 professionnels en centrales d’alarme ouvertes 24 heures sur 24, cliniques internationales et installations médicales en sites éloignés sur cinq continents.

Lorsque vous voyagez à l’extérieur de votre pays de résidence, assurez-vous d’avoir votre carte International SOS à portée de main. Veillez en outre à prendre connaissance des renseignements importants relatifs aux soins médicaux et à la sécurité sur le pays où vous séjournerez. Nous vous encourageons à obtenir davantage d’information sur les Avantages du programme et à consulter la Foire aux questions ci-dessous.

Par l’entremise d’International SOS, vous pouvez stocker en ligne et en toute sécurité vos renseignements essentiels relatifs à votre santé, vos vaccins et vos déplacements. Vous avez ainsi accès à ces renseignements à tout moment où que vous vous trouviez et, avec votre consentement, le personnel médical d’International SOS peut y accéder afin de mieux vous aider en cas d’urgence. Le système vous informe aussi des vaccins à recevoir et vous envoie un message lorsque vos vaccins de rappel sont dus.

En cas d’urgence médicale ou d’accident, composez le numéro figurant à votre carte International SOS pour contacter la centrale d’alarme la plus près de vous.

Déplacements sûrs et sécuritaires
International SOS – Consultez ce portail interactif pour obtenir des renseignements relatifs aux soins médicaux, à la sécurité et aux voyages dans divers pays ainsi que les numéros de téléphones d’ISOS à composer en cas d’urgence.

  • Les employés de Kelly ont droit à un rabais de 20% sur la couverture ISOS pour leurs déplacements personnels. Utilisez le code de tarification préférentielle DOWN20 pour obtenir le rabais Kelly.

Programme d'assurance pour frais médicaux à l'étranger de Cigna - Kelly est heureuse de présenter le Programme d'assurance pour frais médicaux à l'étranger de Cigna. Ce programme couvre les frais pour traitements médicaux, hospitalisations et prescriptions engendrés à la suite d'un accident ou d'une maladie survenant lorsqu'un employé se déplace pour affaires à l'extérieur de son pays de résidence. Vous n'avez pas à vous inscrire à cette couverture gratuite.

Sécurité en matière de voyages – Visitez le site de l’Administration canadienne de la sûreté du transport aérien pour obtenir les derniers renseignements pour voyager de façon sécuritaire.

Service Canada – Les citoyens qui voyagent à l’étranger sont encouragés à inscrire leur déplacement. Le service Inscription des Canadiens à l'étranger offre un service d'inscription consulaire aux Canadiens qui vivent ou voyagent l'étranger. Le service avise les Canadiens inscrits en cas de catastrophe naturelle ou de troubles civils dans le pays dans lequel ils voyagent.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre ISOS et le Programme d'assurance pour frais médicaux à l'étranger de Cigna?
ISOS est un fournisseur d'assistance en matière de soins médicaux et de sécurité qui n'offre PAS d'assurance pour frais médicaux aux voyageurs internationaux. Le Programme d'assurance pour frais médicaux à l'étranger de Cigna est une assurance à l'intention des employés Kelly qui se déplacent pour affaires à l'extérieur de leur pays de résidence. Les programmes de l'ISOS et de Cigna sont complémentaires et la combinaison des deux se traduit par une assistance médicale simplifiée. Si vous voyagez à l'extérieur de votre pays de résidence, continuez de communiquer d'abord avec ISOS. ISOS collaborera ensuite directement avec Cigna afin de déterminer la couverture, garantir le paiement et remplir les réclamations en votre nom.

Que dois-je faire si un client me demande de voyager au cours de mon affectation?
Communiquez avec votre succursale Kelly. Votre succursale travaillera avec le client pour s’assurer que tous les documents requis sont signés et que les préparatifs de voyages sont effectués conformément aux politiques du client ou de Kelly.

Si on me le demande, puis-je faire mes propres réservations de voyage?
Non. La politique de Kelly dicte que soit le client soit votre succursale Kelly doit faire les réservations pour vous.

Comment suis-je remboursé(e) pour mes frais de déplacement?
À la fin de votre voyage, vous devrez remplir un rapport de dépenses. Si Kelly s’est chargée de réserver votre vol, les billets d’avion lui seront facturés directement, mais vous serez responsable de payer l’hôtel et la location de voiture et d’indiquer ces dépenses dans votre rapport de dépenses. Conservez tous vos reçus, y compris vos cartes d’embarquement pour vos déplacements en avion, s’il y a lieu.